Datenschutz
Datenschutzordnung des Square Dance Clubs Munich Unicorns.
Diese Vereinsordnung regelt die Grundzüge der Datenerhebung, Verarbeitung und Nutzung, gemäß den jeweils gültigen, gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und ergänzender Rechtsgrundlagen.
I. Daten von Mitgliedern.
1. Datenerhebung von Mitgliedern
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein Personenbezogene Daten des neuen Mitglieds auf. Die Datenerhebung erfolgt bei der betroffenen Person direkt, mittels Aufnahme oder Datenerhebungsformular und / oder Einwilligungserklärung, auf der Rechtsgrundlage: (erforderlich zur Vertragserfüllung) gem. Art. 6 Abs. 1 b DSGVO und aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a DSGVO sowie zur Wahrung berechtigter Vereinsinteressen gem. Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.
Folgende Daten werden zur Vertragserfüllung (gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO) erhoben: Namen, Adressen, Geschlecht, Telefon, e-mail - Adressen, Bankdaten
(bei Bedarf), Geburtsdaten. Ohne diese Daten ist eine Mitgliederbetreuung und die Erfüllung des Satzungszweckes nicht möglich und eine Nichtabgabe kann einer Mitgliedschaft entgegenstehen.
Verarbeitet der Verein Personenbezogene Daten in weitergehendem Maße, als zur vorgenannten Vertragserfüllung erforderlich sind, so ist eine Einwilligung auf der freien Entscheidung des Betroffenen einzuholen. Diese Einwilligung sollte zum Zwecke des Nachweises schriftlich eingeholt oder anderweitig und eindeutig dokumentiert werden.
2. Zweck der Datenverarbeitung von Mitgliedern.
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zwecke der Mitgliederbetreuung und Verwaltung und zur Erfüllung der Satzung.
Im Einzelnen: 2.1. Bankdaten zum Einzug des Mitgliedsbeitrags und etwaiger Umlagen 2.2. Kontaktdaten zur Information über Vereinsaktivitäten sowie für Bekanntgaben und Mitteilungen des Vorstands (Protokolle, Einladungen, Veranstaltungskalender, etc.)
Für die Durchführung der Tanzaktivitäten und zur Förderung des Square Dances.
Zum Austausch und zur Kontaktpflege unter den Mitgliedern erhält jedes Mitglied eine Mitgliederliste, in der alle Mitglieder und Students verzeichnet sind. In dieser Liste werden Vorname, Nachname, Adresse, Telefon, e-mail, sowie Geburtstag (ohne Jahrgang) aller Mitglieder und Students veröffentlicht. Diese Liste ist ausschließlich für den Eigengebrauch gemäß Vereinszweck zulässig. Sie darf weder kopiert, noch elektronisch eingelesen, noch auf sonstige Weise Dritten, insbesondere gewerblichen Unternehmen, zugänglich gemacht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen.
3. Löschung der Daten
Die Mitgliederdaten werden spätestens 12 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, mit folgenden Ausnahmen: Bankdaten, die aus gesetzlichen Gründen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden müssen.
4. Funktionsträger die Daten verarbeiten
4.1. Die Mitgliederdaten werden von folgenden Funktionsträgern des Vereins verarbeitet: Namen, Anschrift, Bankdaten = Kassierer (Treasurer) Kontaktdaten der Mitglieder und Students = President, Vice President, Secretary und Travel-Coordinator.
4.2. Im Falle des Ausscheidens eines Funktionsträgers und der damit verbundenen Amtsübergabe an seinen Nachfolger, wird die Übertragung oder Löschung von Personenbezogenen Daten in einem Übergabeprotokoll dokumentiert und unterzeichnet.
II. Datenerhebung von Dritten
Von Kursteilnehmern, die keine Vereinsmitglieder sind, werden folgende Daten erhoben: Namen, Adressen, Geschlecht, Telefon, e-mail - Adressen, Bankdaten (bei Bedarf) und Geburtsdaten.
Diese Daten sind erforderlich, um die Teilnehmer über Kursinhalte und Änderungen zu informieren.
Von den Leadern (Caller) werden folgende Daten erhoben: Namen, Geschlecht, Postanschrift, e-mail-Adresse, Telefon-Nr. und Bankdaten.
Diese Daten sind erforderlich, um die Tanzaktivitäten des Vereins durchzuführen. Die Bankdaten dienen zur Zahlung der Aufwandspauschalen an den Leader.
Sofern Dritte regelmäßig über Vereinsaktivitäten, in schriftlicher Form (z.B. per e-mail) unterrichtet werden wollen, erfolgt dies nur, wenn sie ihre Kontaktdaten unter Nennung des Verarbeitungszwecks schriftlich zur Verfügung stellen.
Eine Löschung der Daten erfolgt nach Beendigung eines Kurses, der Vereinsaktivitäten oder aufgrund Widerspruchs.
Die Verarbeitung dieser Daten obliegt dem President, Vice President und Secretary und Treasurer.
III. Bildmaterial
Der Verein erstellt Bildmaterial bei öffentlichen Vereinsaktivitäten zur Publikation in der Print-Presse, Vereinsnachrichten und im Internet, zum Zwecke der Vereins-Werbung, sowie dem allgemeinem öffentlichen Interesse und / oder der Wahrung von Vereinsinteressen, insbesondere dem Satzungszweck „Förderung des Square Dance und seiner verwanden Tanzarten“ zur Verfügung. Sofern möglich wird der Verein die Anwesenden vorab über die Absicht, den Zweck und den Zeitpunkt der Bildaufnahmen informieren.
Erstellt der Verein Bildmaterial von Einzelpersonen, insbesondere seinen Funktionsträgern, zum Zwecke der Veröffentlichung, so geschieht dies nur mittels Einwilligungserklärung.
IV. Technische Maßnahmen
Der Verein erfüllt die Mindestanforderungen für die Sicherheit der personenbezogenen Daten durch folgende Maßnahmen: Pseudonymisierung des e-mail-Verteilers bei Rundschreiben an die Mitglieder.
V. Organisatorische Maßnahmen
Der Verein wendet folgende organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Personenbezogenen Daten an:
Verpflichtung aller ehrenamtlich Tätigen, die mit der Verarbeitung Personenbezogener Daten zu tun haben, auf das Datengeheimnis.
Erstellung und Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten durch den Vorstand, gemäß Art. 30 DSGVO.
Benennung eines Verantwortlichen für den Datenschutz im Vorstand des Vereins.
Erstellung und Verwendung einer Einwilligungserklärung zur Verarbeitung Personenbezogener Daten und / oder Bildmaterials.
VI. Rechte der Betroffenen
Den betroffenen Personen (Mitglieder, Dritte) stehen, unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen, die nachfolgenden Rechte zu: das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne daß die Rechtmäßigkeit der, aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf, erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
Diese Vereinsordnung regelt die Grundzüge der Datenerhebung, Verarbeitung und Nutzung, gemäß den jeweils gültigen, gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und ergänzender Rechtsgrundlagen.
I. Daten von Mitgliedern.
1. Datenerhebung von Mitgliedern
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein Personenbezogene Daten des neuen Mitglieds auf. Die Datenerhebung erfolgt bei der betroffenen Person direkt, mittels Aufnahme oder Datenerhebungsformular und / oder Einwilligungserklärung, auf der Rechtsgrundlage: (erforderlich zur Vertragserfüllung) gem. Art. 6 Abs. 1 b DSGVO und aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a DSGVO sowie zur Wahrung berechtigter Vereinsinteressen gem. Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.
Folgende Daten werden zur Vertragserfüllung (gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO) erhoben: Namen, Adressen, Geschlecht, Telefon, e-mail - Adressen, Bankdaten
(bei Bedarf), Geburtsdaten. Ohne diese Daten ist eine Mitgliederbetreuung und die Erfüllung des Satzungszweckes nicht möglich und eine Nichtabgabe kann einer Mitgliedschaft entgegenstehen.
Verarbeitet der Verein Personenbezogene Daten in weitergehendem Maße, als zur vorgenannten Vertragserfüllung erforderlich sind, so ist eine Einwilligung auf der freien Entscheidung des Betroffenen einzuholen. Diese Einwilligung sollte zum Zwecke des Nachweises schriftlich eingeholt oder anderweitig und eindeutig dokumentiert werden.
2. Zweck der Datenverarbeitung von Mitgliedern.
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zwecke der Mitgliederbetreuung und Verwaltung und zur Erfüllung der Satzung.
Im Einzelnen: 2.1. Bankdaten zum Einzug des Mitgliedsbeitrags und etwaiger Umlagen 2.2. Kontaktdaten zur Information über Vereinsaktivitäten sowie für Bekanntgaben und Mitteilungen des Vorstands (Protokolle, Einladungen, Veranstaltungskalender, etc.)
Für die Durchführung der Tanzaktivitäten und zur Förderung des Square Dances.
Zum Austausch und zur Kontaktpflege unter den Mitgliedern erhält jedes Mitglied eine Mitgliederliste, in der alle Mitglieder und Students verzeichnet sind. In dieser Liste werden Vorname, Nachname, Adresse, Telefon, e-mail, sowie Geburtstag (ohne Jahrgang) aller Mitglieder und Students veröffentlicht. Diese Liste ist ausschließlich für den Eigengebrauch gemäß Vereinszweck zulässig. Sie darf weder kopiert, noch elektronisch eingelesen, noch auf sonstige Weise Dritten, insbesondere gewerblichen Unternehmen, zugänglich gemacht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen.
3. Löschung der Daten
Die Mitgliederdaten werden spätestens 12 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, mit folgenden Ausnahmen: Bankdaten, die aus gesetzlichen Gründen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden müssen.
4. Funktionsträger die Daten verarbeiten
4.1. Die Mitgliederdaten werden von folgenden Funktionsträgern des Vereins verarbeitet: Namen, Anschrift, Bankdaten = Kassierer (Treasurer) Kontaktdaten der Mitglieder und Students = President, Vice President, Secretary und Travel-Coordinator.
4.2. Im Falle des Ausscheidens eines Funktionsträgers und der damit verbundenen Amtsübergabe an seinen Nachfolger, wird die Übertragung oder Löschung von Personenbezogenen Daten in einem Übergabeprotokoll dokumentiert und unterzeichnet.
II. Datenerhebung von Dritten
Von Kursteilnehmern, die keine Vereinsmitglieder sind, werden folgende Daten erhoben: Namen, Adressen, Geschlecht, Telefon, e-mail - Adressen, Bankdaten (bei Bedarf) und Geburtsdaten.
Diese Daten sind erforderlich, um die Teilnehmer über Kursinhalte und Änderungen zu informieren.
Von den Leadern (Caller) werden folgende Daten erhoben: Namen, Geschlecht, Postanschrift, e-mail-Adresse, Telefon-Nr. und Bankdaten.
Diese Daten sind erforderlich, um die Tanzaktivitäten des Vereins durchzuführen. Die Bankdaten dienen zur Zahlung der Aufwandspauschalen an den Leader.
Sofern Dritte regelmäßig über Vereinsaktivitäten, in schriftlicher Form (z.B. per e-mail) unterrichtet werden wollen, erfolgt dies nur, wenn sie ihre Kontaktdaten unter Nennung des Verarbeitungszwecks schriftlich zur Verfügung stellen.
Eine Löschung der Daten erfolgt nach Beendigung eines Kurses, der Vereinsaktivitäten oder aufgrund Widerspruchs.
Die Verarbeitung dieser Daten obliegt dem President, Vice President und Secretary und Treasurer.
III. Bildmaterial
Der Verein erstellt Bildmaterial bei öffentlichen Vereinsaktivitäten zur Publikation in der Print-Presse, Vereinsnachrichten und im Internet, zum Zwecke der Vereins-Werbung, sowie dem allgemeinem öffentlichen Interesse und / oder der Wahrung von Vereinsinteressen, insbesondere dem Satzungszweck „Förderung des Square Dance und seiner verwanden Tanzarten“ zur Verfügung. Sofern möglich wird der Verein die Anwesenden vorab über die Absicht, den Zweck und den Zeitpunkt der Bildaufnahmen informieren.
Erstellt der Verein Bildmaterial von Einzelpersonen, insbesondere seinen Funktionsträgern, zum Zwecke der Veröffentlichung, so geschieht dies nur mittels Einwilligungserklärung.
IV. Technische Maßnahmen
Der Verein erfüllt die Mindestanforderungen für die Sicherheit der personenbezogenen Daten durch folgende Maßnahmen: Pseudonymisierung des e-mail-Verteilers bei Rundschreiben an die Mitglieder.
V. Organisatorische Maßnahmen
Der Verein wendet folgende organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Personenbezogenen Daten an:
Verpflichtung aller ehrenamtlich Tätigen, die mit der Verarbeitung Personenbezogener Daten zu tun haben, auf das Datengeheimnis.
Erstellung und Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten durch den Vorstand, gemäß Art. 30 DSGVO.
Benennung eines Verantwortlichen für den Datenschutz im Vorstand des Vereins.
Erstellung und Verwendung einer Einwilligungserklärung zur Verarbeitung Personenbezogener Daten und / oder Bildmaterials.
VI. Rechte der Betroffenen
Den betroffenen Personen (Mitglieder, Dritte) stehen, unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen, die nachfolgenden Rechte zu: das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne daß die Rechtmäßigkeit der, aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf, erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.